Geschäftsordnung

Geschäftsordnung des virtuellen Datenschutzbüros

1 Ziel und Angebote des virtuellen Datenschutzbüros

1.1 Ziel des virtuellen Datenschutzbüros

Das virtuelle Datenschutzbüro ist ein durch den Zusammenschluss institutionalisierter Datenschutzinstanzen (Projektpartner) begründetes Informationsangebot mit dem Ziel, den Datenschutz durch Nutzung der aktuellen technischen Möglichkeiten zu fördern. Dazu soll insbesondere

• den Nutzerinnen und Nutzern des Internets ein zentraler Zugang zu Informationen über Datenschutzfragen zur Verfügung gestellt werden,
• die Öffentlichkeitsarbeit in Sachen Datenschutz und die Zusammenarbeit der beteiligten Stellen verbessert werden.

1.2 Angebote des virtuellen Datenschutzbüros

Das Ziel des virtuellen Datenschutzbüros wird durch die folgenden Angebote erreicht:

Die Webseite des Virtuellen Datenschutzbüros, www.datenschutz.de, dient hilfesuchenden Bürgerinnen und Bürgern, die gar keine bis wenige Kenntnisse im Bereich Datenschutz besitzen, als erste zentrale Informations- und Anlaufstelle im Internet, soweit es um Datenschutzfragen geht. Das Fundament dazu bilden die einleitenden Texte zu Datenschutzthemen („Themen“) und die aktuellen Meldungen der Projektpartner.

Die Suchmaschine durchsucht alle Webseiten der Projektpartner, indiziert diese und dient damit der gezielten Datenschutzrecherche der Bürgerinnen und Bürger.

Die unter info@datenschutz.de angebotene Kontaktmöglichkeit dient dazu, anfragenden Bürgerinnen und Bürgern allgemeine Informationen zu datenschutzrechtlichen Fragen zu geben und bei Individualanfragen den zuständigen Ansprechpartner nennen zu können.

Der Fileserver dient zur Dateiablage für Arbeitskreise und – gruppen der Projektpartner, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Neben den beiden öffentlichen Listen (Presseliste und Datenschutzliste) dienen die Mailinglisten der internen, nicht-öffentlichen Kommunikation der Projektpartner untereinander.

2 Projektpartner

Die Mitglieder des virtuellen Datenschutzbüros werden als Projektpartner bezeichnet. Projektpartner können nur die institutionalisierten Datenschutzinstanzen sein. In Deutschland sind dies vor allem die Landesbeauftragen und die/der Bundesbeauftragte für den Datenschutz, die Aufsichtsbehörden für den nicht-öffentlichen Bereich sowie die Datenschutzbeauftragten des Rundfunks und der Kirchen; in anderen Staaten die entsprechenden Organisationseinheiten auf nationaler oder regionaler Ebene. Eine Liste der Projektpartner findet sich auf der Homepage des virtuellen Datenschutzbüros unter der Rubrik „Über uns/Projektpartner“.

2.1 Aufnahme von Projektpartnern

Begehrt eine institutionalisierte Datenschutzinstanz die Aufnahme als Projektpartner, so äußert sie dies gegenüber dem geschäftsführenden Projektpartner. Dieser prüft zunächst, ob die institutionalisierte Datenschutzinstanz den in Nr. 2 benannten formalen Anforderungen genügt. Ist dies der Fall, informiert der geschäftsführende Projektpartner die anderen Projektpartner von dem Aufnahmewunsch und formuliert eine Empfehlung. Die Aufnahme kommt zustande, wenn nicht
mindestens ein Viertel der Projektpartner innerhalb von zwei Wochen widerspricht. Kommt der geschäftsführende Projektpartner zu der Auffassung, dass die formalen Anforderungen nicht erfüllt sind, teilt er dies den anderen Projektpartnern mit. Erklärt mindestens die Hälfte der Projektpartner, dass nach ihrer Ansicht die formalen Kriterien erfüllt sind, gelten diese als erfüllt. In diesem Fall wird im Anschluss das Verfahren nach Satz 3 und 4 durchgeführt. Anderenfalls wird die Aufnahme aus formalen Gründen abgelehnt.

2.2 Ausscheiden von Projektpartnern

Eine Mitarbeit der Projektpartner des virtuellen Datenschutzbüros wird beendet durch Kündigung oder durch Ausschluss. Die Kündigung kann zu jedem Quartalsende mit einer Frist von 4 Wochen erklärt werden. Der Ausschluss erfolgt, falls ein Projektpartner sich nachweisbar in einer nicht mit der Zielsetzung des virtuellen Datenschutzbüros zu vereinbarenden Weise verhalten hat (z. B. widersprüchliches Verhalten zu den Zielen und Aufgaben des virtuellen Datenschutzbüros, treuwidriges Verhalten gegenüber Projektpartnern). Der Ausschluss erfolgt auch, wenn eine wesentliche Veränderung der Aufgaben oder Struktur des jeweiligen Projektpartners dazu führt, dass er die Ziele des virtuellen Datenschutzbüros nicht mehr verfolgen kann oder wenn die formalen Aufnahmekriterien nach Nr. 2 nicht mehr vorliegen. Über den Ausschluss entscheiden die Projektpartner mit einer Mehrheit von ¾ ihrer Stimmen.

2.3 Finanzielle Beiträge der Projektpartner und Finanzverwaltung durch den geschäftsführenden Projektpartner

Der geschäftsführende Projektpartner übernimmt die Bereitstellung und den Betrieb der zentralen technischen Komponenten (vor allem Web- und E-Mail-Server). Zu den Betriebskosten leisten die Projektpartner im Rahmen ihrer Möglichkeiten finanzielle Beiträge. Der geschäftsführende Projektpartner gleicht eine eventuell entstehende Unterdeckung im Rahmen seiner finanziellen Möglichkeiten aus, wenn sichergestellt ist, dass mindestens 75% der Mittel für die Betriebskosten durch die übrigen Projektpartner aufgebracht werden. Der geschäftsführende Projektpartner übernimmt den Einzug der Beiträge. Dazu übersendet er jährlich Beitragserhebungen an die
Projektpartner.

Betriebskosten sind die durch Personaleinsatz, Miete der Standleitung und Ersatzbeschaffungsbedarf entstehenden Kosten. Hinsichtlich des Personaleinsatzes werden dabei die Kosten für eine halbe TV-L 13-Stelle (Stufe 3) und gedeckeltes Entgelt für im Bedarfsfall anfallende Tätigkeiten von freien Mitarbeitern nicht überschritten. Mit der Mehrheit der bei einer Zusammenkunft der Projektpartner anwesenden Partner kann eine Überschreitung oder die Anerkennung sonstiger Kosten als Betriebskosten für das laufende oder das nächste Geschäftsjahr beschlossen werden, wenn bei dieser Zusammenkunft wenigstens die Hälfte der Projektpartner vertreten ist. Wesentliche finanzielle Veränderungen und Beschlüsse hinsichtlich der Höhe und Art der eingesetzten Mittel bedürfen einer frühzeitigen Information der Projektpartner.

3 Geschäftsführung

3.1 Wahl des geschäftsführenden Projektpartner

Die Projektpartner wählen mit ¾ Mehrheit aller Projektpartner einen Projektpartner mit seinem Einverständnis für die Dauer von 3 Jahren zum geschäftsführenden Projektpartner.

Der amtierende geschäftsführende Projektpartner organisiert vor Ablauf seiner Geschäftszeit die Neuwahl des zukünftigen geschäftsführenden Geschäftspartners (z.B. Organisation des Abstimmungsverfahrens, Informationen an alle Projektpartner).

Der amtierende geschäftsführende Projektpartner kann erneut ohne Einschränkungen mit der erforderlichen Mehrheit der Projektpartner gewählt werden.

3.2 Aktuelle Geschäftsführung

Der aktuelle Geschäftsführer wird auf der Internetseite des virtuellen Datenschutzbüros bekannt gegeben.

3.3 Rechenschaft des geschäftsführenden Projektpartners

Zusätzlich zu den in dieser Geschäftsordnung ausgewiesenen Aufgaben legt der geschäftsführende Projektpartner einmal jährlich Rechenschaft ab und erstellt dazu einen Rechenschaftsbericht, der allen Projektpartnern zur Verfügung gestellt wird. Der Rechenschaftsbericht weist die in dem jeweiligen Berichtszeitraum vorgenommenen Tätigkeiten des geschäftsführenden Projektpartners aus, informiert über die Finanzierung innerhalb des Berichtszeitraums und verhält sich zu möglichen Finanzierungsprognosen für das dem Berichtszeitraum folgende Jahr.

4 Verfahrensfragen

Entscheidungen der laufenden Verwaltung und des täglichen Betriebs werden von dem geschäftsführenden Projektpartner getroffen (exemplarisch: Durchführung von Beschlussfassungen des Plenums, die im Umlaufverfahren unter Nutzung elektronischer Kommunikationswege realisiert werden. Der geschäftsführende Projektpartner setzt im Einzelfall eine angemessene Frist für die Reaktion der anderen Projektpartner.) Alle anderen Entscheidungen werden von den Projektpartnern getroffen. Soweit in der Geschäftsordnung nichts anderes bestimmt ist, entscheiden die Projektpartner mit einfacher Mehrheit aller Projektpartner.

Die Auflösung des virtuellen Datenschutzbüros bedarf der ¾ Mehrheit aller Projektpartner. Die Änderung der Geschäftsordnung bedarf einer Mehrheit von ⅔ der Projektpartner.

5 Sitzungen

5.1 Organisation und Durchführung der Sitzungen

Der geschäftsführende Projektpartner organisiert die nichtöffentlichen Sitzungen der Projektpartner (Projektpartnertreffen des virtuellen Datenschutzbüros), die nach Themenlage anfallen, mindestens jedoch 1x innerhalb von zwei Jahren. Dazu lädt der geschäftsführende Projektpartner unter Übermittlung der Tagesordnung ein, legt Termine fest, stellt allen Projektpartnern die erforderlichen Unterlagen im Vorfeld zur Verfügung und leitet die Sitzung.

5.2 Protokoll der Sitzungen

Für jede Sitzung ist von dem geschäftsführenden Projektpartner ein Protokoll anzufertigen, das allen Projektpartnern zur Verfügung gestellt wird.